techbuddy

कई बार ऐसा होता है की जिस कंपनी मे आप काम कर रहे है वो अपने एक्सेल के फॉर्मेट मे अपना डाटा एंट्री करवाते है इसके लिए आपको बार बार एक्सेल आपको खोलकर बदलाव नहीं करना पड़ता है इसके लिए आपको एक बार फॉण्ट साइज फॉण्ट टाइप इत्यादि मे बदलाव कर template बनाना होता है जिससे की आप बार बार उस template मे आप काम कर सके एक नया templete banane के लिए एक्सेल को ओपन कर ले और sheet1 को राइट कार्नरमे क्लिक कर पूरा सेलेक्ट कर ले अब इसके बाद फॉण्ट टाइप को चेंज करने के लिए होम tab मे जाकर  जो भी  फॉण्ट आप चाहते है उसे सेलेक्ट कर ले  अब इसके बाद फॉण्ट साइज को चेंज करने के लिए होम tab मे जाकर  जो भी  फॉण्ट साइज आप चाहते है उसे सेलेक्ट कर ले अब इसके बाद सेल की हाइट और width आदि मे चेंज कर सकते है तथा इसको अपने मनपसंद template के रूप मे सेव कर सकते हैं ऐसा करने के लिए आप सेव as ऑप्शन मे जाये और फ़ाइल नाम कुछ भी देकर फ़ाइल टाइप मे एक्सेल template को सेलेक्ट करें तो आपका template तैयार हो जायेगा अब नेक्स्ट टाइम आपको एक्सेल को आपको खोलना नहीं पड़े...

   ध्यान रखे की जिस भी चीज का snapshot लेना है उसे डेस्कटॉप पर ओपन करके रखना है एम एस एक्सेल मे स्क्र्रीनशॉट लेने के लिए insert tab के illustration ऑप्शन पर जाये उसके बाद स्क्र्रीनशॉट ऑप्शन को क्लिक करें उसके बाद स्क्र्रीनशॉट cliping ऑप्शन पर सल क्लिक करें अब एक्सेल को minimise कर डेस्कटॉप पर जाये जहा आपने कोई object रखा है अब माउस के द्वारा उसे drag कर के खींच ले जितना आप चाहते है अब एक्सेल को ओपन करें और माउस  के द्वारा कुछ  सेल को सेलेक्ट करें तो स्क्र्रीनशॉट एक्सेल मे ऐड हो जायेगा 

कई बार ऐसा होता है की एक ही format हमें बार बार चाहिए होता है जैसे की इसको समझने  के लिए मै एक उदाहरण लेता हु इस टेबल को बना ले और फॉर्मेट कर दे जैसे की सेल मे कलर भर दे फॉण्ट चेंज कर दे इत्यादि अब उदाहरण मे दिया गया टेबल क्लास v के सेक्शन A के बच्चे का मार्क्स स्टेटमेंट है अब यदि यही फॉर्मेट हमें सेक्शन B और सेक्शन C के लिए चाहिए तो हमें same फॉर्मेट को लेना पड़ेगा तो इसके लिए फॉर्मेट painter का प्रयोग करना पड़ेगा इसके लिए माउस कोकी सहायता से पुरे टेबल को सेलेक्ट करें सेलेक्ट करने के लिए आप पहले सेल को क्लिक कर shift दबा कर लास्ट सेल को क्लिक करले तो इससे पूरा टेबल सेलेक्ट हो जायेगा अब ऐसे ही same स्ट्रक्चर का दूसरा टेबल sheet 2 मे बनाने के लिए format painter का प्रयोग करेंगे तो सबसे पहले पूरा टेबल को सेलेक्ट करें फिर home tab मे जाकर फॉर्मेट painter ऑप्शन को क्लिक करें अब sheet 2 मे जाकर कुछ सेल को सेलेक्ट करें तो तो फॉर्मेट आटोमेटिक वहां पर आ जायेगा अब आप सेक्शन B व C के स्टूडेंट की मार्क एंट्री कर सकते ho

आप फंक्शन का प्रयोग करके date को शब्दों मे लिख सकते है निचे मैंने एक उदाहरण लिया है जिसमे लिखें गए टेक्स्ट को पर्टिकुलर सेल मे शब्दों मे कैसे लिख सकते है इसके बारे मे बताऊंगा अब इसमें दिए गए date को उसके सामने सेल मे day, month aur year me शब्दों  me कैसे लिखें ये बताऊंगा  इसके लिए day के निचे वाले सेल पर क्लिक करें और फंक्शन लिखें =text(A1, "dddd") तो day के निचे वाले सेल मे शब्दों मे दिन आ जाएगाअब  month के लिए month के निचे वाले सेल मे जाकर लिखें =text(A1,"mmmm") और year ke लिए year के निचे वाले सेल मे जाकर लिखें =text(A1,"yyyy")

यदि आप एम एस एक्सेल मे डाटा एंट्री का काम कर रहे है तब एक वक़्त ऐसा आता है जब आपका मैनेजर आपको कहता है की जितने भी आइटम की सेल 1000 से ज्यादा है उसे हाईलाइट कर दो तो इस वक़्त कंडीशनल फॉर्मेटिंग काम आता है तो आज मै आपको बताऊंगा की इसका प्रयोग कैसे करेंगे तो सबसे पहले एक example लेते हे जिसमे वेडिंग मे एक्चुअल मे कितना खर्च हुआ है दिया गया है अब हमको ये दिखाना है की कौन कौन से आइटम पर 1000 से ज्यादा खर्च हुआ है तो इश्को दिखाने के लिए सबसे पहले उस पुरे कॉलम को सेलेक्ट करें फिर होम टैब के स्टाइल ग्रुप मे कंडीशनल फॉर्मेट को क्लिक करके ग्रेटर देन को क्लिक करें फिर वैल्यू मे 1000 डालकर और कलर सेलेक्ट कर ओके पर क्लिक करें तो 1000 से ज्यादा वैल्यू वाले सेल हाईलाइट हो जायेंगे अब हमको ये दिखाना है की कौन कौन से आइटम पर 500 से कम खर्च हुआ है तो इश्को दिखाने के लिए सबसे पहले उस पुरे कॉलम को सेलेक्ट करें फिर होम टैब के स्टाइल ग्रुप मे कंडीशनल फॉर्मेट को क्लिक करके लेस देन क्लिक करें फिर वैल्यू मे 500 डालकर और कलर सेलेक्ट कर ओके पर क्लिक करें तो 500 सेकम वैल्यू वाले ...

यदि आप किसी भी संस्था मे डाटा एंट्री ऑपरेटर बनके काम करना चाहते है तो आपकी टाइपिंग स्पीड बहुत ही अच्छी होनी चाहिए यानि की मिनिमम 25 से 30 वर्ड पर मिनट होनी चाहिए और यदि आप एक्सेल मे डाटा एंट्री करते है तो बार बार tab का यूज़ करने से समय लगता है तो आज मै ये बताऊंगा की आप स्मार्ट वे मे एक्सेल मे डाटा एंट्री कैसे करें तो सबसे पहले एक नया शीट ले और क्या क्या फील्ड डालना है उसे सेल मे डाल देंगे  जैसे की EID,Name, Gender, age, Date of joining, designation, salary, address aur contact number जितने तक डाटा एंटी करना हैँ माउस की सहायता से उसका रेंज सेलेक्ट करेंगे और all border set कर लेंगे अब डाटा को स्मार्ट वे मे एंट्री करने क़े लिए डायरेक्ट इसमें एंट्री नहीं करेंगे इसमें टाइम लगेगा तो फॉर्म का प्रयोग करेंगे जिससे की आप फ़ास्ट रूप से डाटा की एंट्री कर सकते है इसके लिए ऊपर जाकर quick access toolbar को क्लिक करेंगे तथा निचे मे more command ऑप्शन को क्लिक करेंगे  लेफ्ट साइड मे populer command को all command मे चेंज करेंगे तथा निचे आकर form ऑप्शन को क्लिक ...